4
Sep

Diseño de operaciones para start-ups

Escrito el 4 septiembre 2009 por Firma invitada en metodologías

Sobre el autor

Lucas Rodríguez Cervera es emprendedor, co-fundador de metoCube, un software que permite describir una organización y sus operaciones.  Ha sido profesor invitado de la IE Business School en el Master de Dirección de Operaciones.  Por último, es uno de los cofundadores de Iniciador, un encuentro mensual de profesionales del mundo del Entrepreneurship, que es un referente a nivel nacional e internacional.

Este artículo propone una forma de diseñar las operaciones de una start-up para que estén claros sus objetivos y cual es la forma de llegar hasta ellos. No es ni mucho menos el único método que existe ni el más adecuado en todas las situaciones, pero si es un método sencillo con un enfoque práctico para ayudar a un emprendedor a lograr que el trabajo en su empresa esté alineado con objetivos de la misma.

Una start-up es un proyecto empresarial que un emprendedor está poniendo en marcha. Esto quiere decir que para diseñar sus operaciones no se tiene como referencia aquello se hace en la actualidad, ya que todo se está haciendo por primera vez. Es una situación similar a la de un pintor que decide pintar un cuadro y empieza haciendo un boceto.

Diseñar las operaciones de una start-up consiste en definir cuales son sus objetivos y los indicadores a través de los cuales se van a medir, definir cómo se va a estructurar la organización en departamentos, grupos y puestos de trabajo, definir los procesos que se van a llevar a cabo y los proyectos que habrá que acometer, y definir las herramientas que nos van a ayudar en nuestro trabajo. Si el emprendedor ha realizado un plan de negocio, gran parte de esta información debería estar ya madurada como fruto de las reflexiones a las que obliga su elaboración. Es recomendable plasmar toda esta información en un manual de operaciones y ponerlo a disposición de todas las personas que deban o deseen conocerlo, como trabajadores, partners, socios, etc… Puede ser una buena idea crear guías para cada uno de estos perfiles que les indiquen las partes del manual que son especialmente relevantes para ellos. El objetivo último de este manual de operaciones es conseguir que todos ellos comprendan hacia dónde se dirige la empresa y cómo se quiere llegar allí, de forma que todos rememos de forma coordinada en la misma dirección para conseguirlo.

Sin duda la información más importante, y la que tienen que tener presente en todo momento los trabajadores, son los objetivos de la empresa. Para definirlos, elabora un árbol en el que la misión de la organización esté en el nivel más alto, y ve desagregándolo en objetivos cada vez más tangibles y accionables. Para medir la consecución de algunos de estos objetivos define los indicadores necesarios y los valores que deseas que éstos tengan en el futuro.

A continuación define los distintos departamentos, grupos y puestos de trabajo que van a existir en tu empresa. Defínelos como una árbol en el que los departamentos se componen desubdepartamentos y grupos y en estos se ubican los distintos puestos de trabajo.

Lo siguiente es identificar y definir los procesos que se van a llevar a cabo para conseguir esos objetivos. Como punto de partida puedes tomar la cadena de valor dePorter (o cualquier otro marco de clasificación de procesos) e ir desagregando cada proceso en subprocesos hasta llegar a tareas que vaya a llevar a cabo una persona o grupo. Describe las tareas hasta el punto en el queálguien con los conocimientos y habilidades necesarias pueda llevarla a cabo sin tener que preguntar nada. No dudes en utilizar imágenes y vídeos que ayuden a entender cómo llevarlas a cabo. Para cada tarea identifica como mínimoinputs, outputs, puesto de trabajo responsable y herramientas utilizadas. Entre los outputs estarán los productos y servicios que vas a fabricar o proveer. Asegúrate de describir con precisión sus especificaciones y sus principales funcionalidades. Deberás identificar también los proyectos que vayas a acometer, aunque no es necesario que los describas en detalle (eso es mejor hacerlo en alguna herramienta de gestión de proyectos). Juntando los procesos y los proyectos tendrás una imagen completa del trabajo que se va a llevar a cabo en tu empresa.

Por último, identifica las herramientas (informáticas o no) que vayas a utilizar, y escribe o referencia las guías que expliquen cómo llevar a cabo las acciones más frecuentes (por ejemplo, “Crear una factura en el sistema de facturación”). Si mantienes esta información así, y la referencias desde losprocedimientos, es mucho más fácil de gestionar, reutilizar y actualizar.

Como habrás visto, gran parte del trabajo consiste en definir estructuras en forma de árbol. La forma más práctica y flexible de hacerlo es “dibujar” el árbol sobre una superficie en la que vas pegando post-its con el nombre del elemento correspondiente. Una vez tengas claro el árbol puedes documentarlo.

Intenta repetir información lo menos posible. Así te será más fácil mantener la coherencia en el manual cuando introduzcas cambios. Esextremadamente importante que mantengas la consistencia en los nombres de los elementos a lo largo del manual. No puedes llamar a un puesto “Agente de Help Desk” en la descripción del puesto de trabajo y en un procedimiento referirte a él como “Técnico de soporte”.

La creación de este manual de operaciones es un proceso iterativo que no termina nunca. Lo más recomendable es comenzar definiendo laestructrura básica del manual de operaciones, algo como su índice o su “esqueleto”, sin preocuparse de los detalles. Una vez está más o menos claro esto, se puede ir describiendo cada elemento. También se deberá decidir qué partes se deben definir, hasta qué punto y en qué momento. No tiene demasiado sentido tener definidos hasta el más mínimo detalle los procesos de cobro al principio del ciclo de vida de unastart-up que va a estar dos años desarrollando el producto. Otra buena idea es elaborar el manual de usuario desde el principio siendo consciente de que va a ser algo vivo que va a irevolucionando, al igual que tu start-up.

Una start-up tiene el ambicioso objetivo de cambiar el mundo. El primer paso para conseguirlo es asegurarse de que todos los que toman parte en ella saben qué deben hacer, por qué deben hacerlo y cómo deben hacerlo.

1
Sep

10 consejos tecnológicos para pequeños emprendedores

Escrito el 1 septiembre 2009 por Firma invitada en emprender, tecnología

Sobre el autor

Miguel Arias es socio fundador de IMASTE, empresa enfocada en el desarrollo de tecnologías y eventos virtuales para mejorar la interacción y comunicación de sus clientes y sus usuarios potenciales.  Es, además, Tutor de Creación de Empresas de la IE Business School.

Un emprendedor tiene que ponerse a diario muchos sombreros distintos, para apagar fuegos y vender motos sin descanso. Por suerte, existen cada vez más herramientas gratuitas o baratas que pueden ayudar a los emprendedores a ser más productivos, estar informados, contactar con clientes y empleados y hacer crecer sus empresas.

01.  Cread un blog

Es la manera más sencilla de tener una presencia web relevante y actualizada. Dedicadle todas las semanas un par de horas a escribir un artículo sobre vuestro sector de actividad, en la que incluyáis vuestros casos de éxito. Incluid también vuestras últimas noticias empresariales, acuerdos con otros Partners, etc.  Aconsejo escribir en inglés si vuestro servicio o producto puede ser internacional.

Herramientas: Cread una cuenta gratuita en http://es.wordpress.com/ , aplicadle una plantilla simple pero efectiva,¡ y empezad a publicar!.

02.  No abuséis de la compra de portátiles

Son caros y no tienen una gran utilidad para las start-ups pequeñas. Si tenéis algo de cash de sobra, aprovechad para comprar dos monitores por empleado y veréis como su productividad se multiplica. Este consejo no es aplicable a tres perfiles concretos:

¡Vosotros!, un portátil, y mejor si es Apple, es recomendable. Tendréis que moveros mucho y trabajáis todo el tiempo (en casa, en la playa…), además os permitirá proyectar una imagen de competencia tecnológica muy importante.

Los comerciales por razones obvias y los empleados motivados que más trabajen, para que se puedan llevar el portátil a casa J.

03.  Aprovechad las herramientas de Google

Usad el correo electrónico que ofrece Google, por 50$ por usuario o hasta gratis. ¿Por qué complicarse con un servidor de mails, complejo y caro?.

Usad Google Docs para compartir archivos de texto y hojas de cálculo. Y Google Analytics para controlar el tráfico en tu sitio web. Go Google at work!

04.  Conectaos con lo que pasa en vuestra industria o sector

Para estar a la última tenéis que localizar los blogs más relevantes del sector y recibir sus actualizaciones a tiempo real (feeds). Además, es interesante tener una cuenta Twitter y realizar búsquedas periódicas con las keywords del negocio.

Herramientas: Lector de feeds de escritorio: Google feedburner . Y para compartir y descubrir a tiempo real lo que está ocurriendo en el mundo, Twitter

05.  Software de facturación

Hasta que no tengáis un tamaño suficiente para externalizar todos los servicios de contabilidad y recursos humanos (que debería ser muy pronto!!), recomiendo algunas aplicaciones web gratuitas para llevar el control de las cuentas.

Herramientas: QuickBooks Simple Start y Microsoft Office Accounting Express.

06.  Back-ups

Aunque la idea es ahorrar lo más posible, no aconsejo ser muy tacaño con el backup de los datos. En primer lugar, es imprescindible contar con unidades de disco duro externas conectadas con la red. Para el caso de buscar back-ups que estén fuera de la oficina (la mejor opción), existen algunos servicios bastante económicos como Carbonite.

07.  Mantenimiento y gestión de redes

No perdáis el foco en hacer crecer vuestro negocio, y vuestros empleados tienen que ser lo más productivos que puedan. La pérdida de tiempo y motivación por redes que no conectan, conexiones lentas, software mal instalado o actualizado, es imperdonable. Contratad un servicio externo de gestión de redes y equipos informáticos cuanto antes.

08.  Ahorrad tiempo y dinero con skype

Skype es muy barato, o gratis, para hacer llamadas telefónicas y contactar con clientes y empleados en todo el mundo.

En Imaste tenemos comunicación síncrona a tiempo real con todos nuestros socios internacionales, gracias a Skype, y estoy convencido de que no podríamos lanzar nuestros proyectos sin esta herramienta, que integra conexión por voz, chat escrito, video y recientemente, permite hasta compartir el escritorio.

09.  Utilizad las redes sociales profesionales para encontrar socios y clientes

LinkedIn es vuestro amigo. Trabajad en vuestro perfil online, cread redes de contactos relevantes para vuestro sector y sed proactivos. No esperéis a que os contacten, buscad los mejores socios y enviadles un breve mensaje directo al grano. La tasa de respuesta en linkedin triplica la de un correo electrónico tradicional.

10.  Estad abiertos a la innovación continua.

Todo cambia muy rápidamente, y no podemos perder las ganas de cambiar el mundo todos los días.

Keep rocking the universe.

22
Jul

Sobre la autora

Pilar López Carreira es socia fundadora de BLUGUÍA, uno de los proyectos seleccionados para participar en la competición de planes de negocio Banespyme-Orange.  Este artículo forma parte de una serie que inició su socio Pablo Conde el pasado 27 de mayo en estas mismas páginas.

Una nueva jornada, esta vez del Plan de Operaciones. Comenzamos en otra de las instalaciones del Instituto de Empresa [gracias Sonia por avisarnos para que no nos despistáramos!].

Luis Solís nos traslada al campo de batalla, los directivos de las empresas tienen que ser como los grandes generales de la historia Julio Cesar, Aníbal, Napoleón… tienen que “dirigir desde el frente”. Para lograr que un negocio sea rentable y sostenible, es necesario involucrarse en toda la cadena de valor del mismo.

El conocimiento de nuestra empresa nos llevará a saber definir cuales son los procesos clave, los miembros de la cadena y el tipo de integración de los procesos, nos llevará a saber tomar decisiones, a desarrollar modelos para atraer y retener talento, a desarrollar modelos para mejorar las relaciones con clientes y proveedores…en definitiva a saber cuales son nuestros order winners. Yo me he quedado con una frase: “lo que determina lo bueno que eres es lo que tienes en tu proceso”.

Y ahora colóquense en fila y comencemos con un ¿¿masaje??…que forma tan original de relajarse en mitad de la clase!!

Seguimos, Luis nos habla de su experiencia en grandes empresas, de cómo desarrollan modelos de Supply Chain Management, de cómo sincronizan e integran sus procesos desde los primeros proveedores hasta el cliente final…

Ojalá algún día nuestras ideas innovadoras dejen de serlo y se conviertan en grandes, y para seguir soñando, sirvan de ejemplo a futuros alumnos del Instituto de Empresa!

¿Cuál es nuestra estrategia de operaciones? ¿Cuáles son nuestros order winners? Me parece que es una buena reflexión para conocer mi negocio en profundidad, y como hasta el 19 de septiembre no nos volveremos a ver tenemos tiempo para pensar en ello.

Y me he quedado con otra frase…  Se aprende de los errores, detrás de las grandes compañías hay un montón de fracasos, por tanto, sé cabezota, ten corazón e ilusión, lo peor que puede pasar es que aprendas… “Never stop thinking!”.

Os deseo a todos unas buenas vacaciones, hasta septiembre.

20
Jul

Assumption-based planning [2]

Escrito el 20 julio 2009 por Mario López de Ávila en metodologías

Assumption-based planning no es una metodología especialmente complicada, aunque sí puede resultar muy laboriosa de aplicar.  Además del esfuerzo que supone construir la lista de supuestos de negocio por primera vez, se aconseja volver sobre ella periódicamente, para estar seguros de que no se nos escapa ningún supuesto crítico para el negocio.  Es conveniente, además, incorporar de vez en cuando alguna persona nueva al proceso de revisión. Seguir leyendo…

17
Jul

Assumption-based planning [1]

Escrito el 17 julio 2009 por Mario López de Ávila en metodologías, plan de negocio

En un plan de negocio, un supuesto es “un juicio o evaluación acerca de alguna característica del futuro que soporta algún aspecto del plan”, según la definición [libremente adaptada] de James A. Dewar, de la RAND Corporation.  Dewar es uno de los padres intelectuales del Assumption-based planning (ABP), una metodología dirigida a generar planes estratégicos o de negocios más robustos.  En realidad, utilizada como enfoque genérico, podéis aplicarlo a casi todo en la vida.  A diferencia del Discovery-driven Planning, el ABP está pensado para trabajar sobre un plan ya existente.  Es, en cierta forma, una metodología de ‘post-planning’. Seguir leyendo…

13
Jul

Innovando en las finanzas personales

Escrito el 13 julio 2009 por Firma invitada en emprender

Sobre el autor

Pablo Gasalla es emprendedor de internet y CEO de iAhorro.com.  Es, además, Tutor de Creación de Empresas de la IE Business School.

En el siglo de la información,  algunos piensan que quien sabe donde buscar sabe más que quien lo sabe todo. En economía, además de saber dónde buscar hay que saber dónde situarse, y en el mundo de las finanzas personales es el mercado quien nos coloca en un lugar u otro.

Un depósito anual que ofrece una rentabilidad del 4%TAE nos puede parecer no muy atractivo siempre y cuando no sepamos que la media del mercado de depósitos se situó, según datos del Banco de España en un 2,75% TAE en Marzo del 2009. Y es que como decía San Agustín, cuando me analizo me deprimo pero cuando me comparo me ensalzo. Las comparativas son  las mejores herramientas de análisis que existen en finanzas, y desde luego, antes de invertir nuestro dinero en cualquier producto financiero lo que más nos interesa es asegurarnos de que ese es el mejor lugar para mi dinero.

Desde hace ya años esta filosofía se lleva aplicando en los comparadores financieros británicos, que se han consolidado en Gran Bretaña como la referencia a nivel nacional de las finanzas personales. El año pasado el 45% de los consumidores de productos bancarios acudieron a un comparador financiero antes de tomar cualquier decisión. Este porcentaje aumenta al 58% en personas de 35 a 44 años. Moneysupermarket.com, Gocompare.com, o moneyexpert.com, entre otros muchos compiten en un sector que crece anualmente en torno a un 30%. Sólo el primero de ellos MoneySupermarket.com realizó en 2008,  71,4 millones de transacciones, con sus 120,1 millones de visitas al año, obteniendo unos beneficio a 31 de Diciembre de 2008 de 178 millones de libras (según su anual report). Pese a que moneysupermarket.com abarca al 34% de las visitas a webs comparadoras en UK, en un mercado que se encuentra en plena expansión es fácil abrirse camino y muchas grandes empresas como Virgin, Direct Line o Aviva Group han empezado a incorporar dentro de sus modelos de negocio los llamados price comparaison sites, según un estudio de Harvest Digital.

En España no nos quedamos atrás.  Jot Internet Media España, incubadora de proyectos en Internet, es quien está apostando por los comparadores financieros a través de iAhorro.com, que se ha convertido desde hace ya unos meses en el comparador financiero online de moda. Quienes quieran comparar depósitos, comparar cuentas remuneradas o elegir la mejor cuenta nomina para nuestros ingresos tienen en  iAhorro.com, un buen aliado que les ayudará a entrar en más de 70 bancos y cajas  diferentes a lo largo de toda la geografía española en tan sólo unos segundos, y descubrir cual es el depósito a plazo, o cuenta bancaria que más rentabilidad les ofrece.

El mundo de los comparadores financieros en España permite seguir plenamente la  “estrategia del océano azul”  definida por W. Chan Kim y Renee Mauborgne.  Emprender este camino está resultando una aventura emocionante y preciosa, entrando en un mercado sin competencia directa, a través de la creación y captación de nueva demanda gracias a internet y que facilita la alineación del sistema en las actividades de la empresa con el propósito de diferenciarse ofreciendo un servicio útil y de calidad en un escenario que es reclamado por los españoles al igual que ya lo ha sido desde hace años en el resto de Europa.

6
Jul

WIR [nosotros]

Escrito el 6 julio 2009 por Mario López de Ávila en creatividad, economía y empresa, emprendedores, financiación

Esta es la historia de una sorprendente entidad financiera, un banco cooperativo.  Es una historia muy apropiada para los tiempos que vivimos.  Es una historia que habla de necesidad, innovación, cooperación y esperanza. Como toda historia que se precie, hay malos [los bancos], hay buenos [la sociedad civil, aquí representada por unos pocos empresarios] y también una moraleja: otro mundo es posible, amigos.  Siempre.

Erase una vez que se era… Seguir leyendo…

1
Jul

Quería compartir con vosotros esta nota de prensa de la Fundación [Erwing Marion] Kauffmann, una entidad estadounidense de la que he hablado en alguna otra ocasión, por tratarse, probablemente, del primer think tank sobre entrepreneurship del mundo.  Valga como muestra el programa FastTrac to the Future, primer paso de un programa de 9,5 millones de dólares destinado a revitalizar la maltrecha economía del área de Detroit, creando más de 1200 nuevas empresas y 5000 nuevos puestos de trabajo en los próximos tres años y salvando otros 20.000 en la industria auxiliar del automóvil.

FastTrac to the Future es una acción formativa dirigida a los trabajadores, desempleados o no, de la automoción y afines que pretende guiar a estas personas en la puesta en marcha de sus propios negocios, ya sean microempresas o se trate de aventuras más ambiciosas, con garantías de éxito.  En la página del programa encontraréis información sobre estuctura, contenidos, duración, etc, de las acciones formativas.

Consciente de las enormes diferencias que hay entre su caso y el nuestro, creo que iniciativas de este tipo podrían replicarse con éxito en España si sólo hubiera voluntad política y cooperación entre las diferentes Administraciones.  Si llegara el caso, estoy seguro de que podrán contar con el colectivo de Tutores de la IE Bussiness School para llevarlo adelante. ¿No es verdad, compañeros?

29
Jun

Sobre el autor

Pablo Conde es socio fundador de BLUGUÍA, una star-up de base tecnológica que trabaja para revolucionar el mercado de las guías turísticas, transformando la vivencia del turista al proporcionarle una herramienta que convierte su entorno en algo interactivo.  BLUGUÍA es una de las veintidós iniciativas seleccionadas para concursar en la novena edición del proyecto Banespyme-Orange.  Pablo ha aceptado compartir con los lectores de este blog sus experiencias como concursante.

Pienso que un buen resumen del tercer seminario en Banespyme-Orange sería: gracias, Manolo… Creo que lo he entendido!! Ese es el efecto que causa el profesor Manuel Romera en sus alumnos.  Aunque seguro que mañana, cuando me ponga a trabajar, encontraré mil dudas… como siempre!

Llegamos después del cafelillo en Starbucks (ya convertido en rutina) al Seminario sobre el Plan Financiero. La sensación era extraña, por un lado la ilusión por acudir a clase de Manuel Romera, del que habíamos oído tantas cosas (buenas), y por otro lado la tensión de enfrentarnos, de nuevo, a las finanzas… como a todos los “no financieros”, cada vez que oigo la palabra “balance”, me pongo a temblar.

La clase empieza, es sábado a las nueve de la mañana, pero Manuel nos despierta. Dice que pasó mala noche, que ayer tenía fiebre, que no se encuentra bien… y solo podemos preguntarnos: ¿¿Y como será este hombre en plena forma??

Habla de nueve, -NUEVE-, estados financieros. Y yo que solo conocía tres… y me sonaba el cuarto, de los otros cinco no sabía ni de su existencia. Por la cara de mis compañeros estamos todos igual. Por suerte, Manuel va tachando los que no interesan y todos le seguimos expectantes… ¡que suerte que tantos no le interesen!. Nos quedamos con Balance, P&G, y CashFlow… respiramos tanquilos. Eso es conocido. O eso creemos.

Nos ofrece un rápido repaso por el Balance (activo es lo que tienes y se llama debe; pasivo lo que debes y se llama haber) y explica la asociación con la cuenta de resultados, la importancia del cashflow, del Fondo de Rotación (los bancos lo quieren positivo, y todos los demás lo queremos negativo). Son conceptos que conocía, pero sobre los que su vehemente explicación arroja mucha luz. También explicó el concepto de VAN como nunca lo había oído… Por primera vez me queda claro. Eso sí, no consiguió que definiéramos el concepto de “gasto”… Aunque seguro que no es un pago, eso sí. Repasamos también el caso… ¡lo que nos queda por trabajar!

Con lo que nos explica espero poder hacer un Plan Financiero sin errores, lo que es seguro es que nos dió a todos ganas de trabajar en ello, y de aprender más de finanzas. He tenido varios profesores y colaboradores en este ámbito, y es la primera vez que salgo con ganas de más…

Manuel tiene una forma curiosa de ha… blar. Y desde luego una forma genial de ex…plicar. Le “pone” glamour a los tecnicismos de los financieros, no hacen falta acrónimos, ni términos anglosajones y habla de lo importante en términos que todos entendemos… el “rukiki!

Gracias Manolo… Creo que lo he entendido!

26
Jun

A vueltas con el “Plan de Modernización”

Escrito el 26 junio 2009 por Firma invitada en economía y empresa

Sobre el autor

Ignacio de la Vega es Chairman del Global Entrepreneurship Monitor (GEM), Director del Centro Internacional de Gestión Emprendedora y Profesor de la IE Business School.

Asisto en los últimos meses con una creciente sensación de “deja vu” a un vacuo debate sobre la necesidad de lo que el Presidente del Gobierno ha denominado “Plan de Modernización”. El debate no puede ser menos enriquecedor. Desde hace dos décadas muchas voces vienen apuntando que la cuestión relevante para nuestro sistema no radica en la discusión sobre la necesidad de un cambio de modelo, sino en el diseño y la implementación de medidas eficaces que consigan ese cambio. Seguir leyendo…

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